Politique de protection des données à caractère personnel

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1. Préambule

Le Cabinet d’avocats BONHIVERS, établi à 1150 Bruxelles, avenue de Tervueren, 273, (ci-après le « Cabinet ») est particulièrement attentif à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de toute personne amenée à entrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « RGPD »).

Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui entrent en contact avec nous, en ce compris celles qui sont clients du Cabinet, travaillent pour les clients du Cabinet ou auprès de ses fournisseurs, naviguent sur notre site internet, ou sont parties intervenantes dans les dossiers gérés par le Cabinet.

Les données collectées sont utilisées dans le cadre de la mission confiée au Cabinet ou pour une autre mission nécessaire liée à la première.

Le responsable du traitement est Me Cyrille Barette.

2. Pourquoi le cabinet traite-t-il les données personnelles et quel est le fondement juridique de nos traitements ?

2.1. Selon les données collectées et traitées ainsi que les catégories de personnes concernées, les finalités et les fondements juridiques de nos traitements diffèrent. Le Cabinet traite vos données dans le cadre de :

la défense des intérêts de nos clients ou de ceux de la personne morale ou physique pour laquelle la persone physique intervient ;
la gestion administrative des dossiers de nos clients (réalisation des obligations contractuelles du Cabinet) ;
la comptabilité (notamment en vue de l´émission, du recouvrement et de la vérification des factures) ;
la gestion des relations précontractuelles, en ce compris la vérification du conflit d´intérêts au sein du Cabinet ;
la gestion de nos fournisseurs ;
la gestion de notre personnel ;
la défense du Cabinet dans le cadre d’un éventuel contentieux ;
l’accomplissement par les avocats de leurs propres obligations ;
la gestion des relations et des correspondances avec les juridictions et autres professionnels du droit ;

ou pour toute autre finalité dont vous avez personnellement été informé.

2.2. En fonction de la finalité poursuivie, le Cabinet traite vos données lorsque ce traitement est nécessaire :

A la réalisation de ses obligations légales, imposées notamment par le Code judiciaire, le Code de droit économique, et la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (article 6.1.c. du RGPD) ;
A l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b du RGPD) ;
A la réalisation de mesures précontractuelles (article 6.1.b. du R.G.P.D.) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future ;
A la poursuite de notre intérêt légitime, lorsqu’il doit conserver vos données pour introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle (article 6.1.f. du R.G.P.D.).

Nous pouvons également traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D.

3. Quelles sont les données personnelles qui sont traitées par le cabinet et d’où proviennent-elles ?

3.1. Le Cabinet collecte les données traitées par différents canaux soit directement auprès de vous-même, soit auprès d’une autorité judiciaire ou administrative, d’une partie intervenante (partie adverse…) dans le cadre d’un litige ou d’une compagnie d’assurance intervenant dans la défense de vos intérêts (RC professionnelle, RC familiale, Protection juridique, etc.), soit encore les données rendues publiquement accessibles.

Nous collectons uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Votre refus de communiquer certaines données personnelles peut engendrer une incapacité pour votre avocat d’accomplir pleinement la mission confiée.

3.2. Les catégories de données suivantes sont traitées :

Données d’identification : nom, prénom, adresse privée et/ou professionnelle, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, photographie d’identité, carte d’identité, numéro national ;
Données familiales : noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, composition de ménage, etc. ;
Caractéristiques personnelles : âge, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, pays d’origine, langue(s) parlée(s), etc.
Caractéristiques professionnelles : profession, diplôme, carrière, etc.
Données médicales : antécédents médicaux, maladie, handicap, images médicales, rapports de laboratoire, données d’échantillons biologiques, lettres et rapports de médecins, etc. ;
Données financières : numéro de compte, extraits de compte, avertissement extrait de rôle et, ou tout document attestant de la situation financière ;
Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions ;
Données relatives au litige/au dossier (en ce compris dossier judiciaire ou répressif) confié au Cabinet pouvant être des données de catégories particulières en fonction du type de dossier.

Les données traitées peuvent donc, si cela est nécessaire au traitement du dossier, être des données sensibles, telles que des données médicales, ou des données ayant trait à la race, l’orientation sexuelle, l’appartenance syndicale ou aux croyances religieuses ou philosophiques ou autres. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.

4. Avec qui le cabinet partage-t-il les données personnelles ?

4.1. Tout partage de données s’effectue dans le respect du secret professionnel, des règles déontologiques et du présent document.

4.2. Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de l’équipe du Cabinet, à tout confrère, intervenant comme collaborateur ou avocat spécialisé, ou à tout conseil technique (comptable, réviseur, architecte, expert, etc.) dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des obligations du Cabinet.

4.3. Le Cabinet est susceptible de transmettre vos données :

aux autorités judiciaires ou administratives, aux auxiliaires de justice ou à tout autre professionnel du droit (notaire, etc.) ;
aux parties adverses ;
le cas échéant, à des organismes bancaires ou d’assurances ;
le cas échéant, aux employés de nos clients ou à d’autres relations professionnelles ou personnelles de nos clients ;

dans le cadre de la défense des intérêts de nos clients, du mandat donné par le client et dans la mesure nécessaire.

Le Cabinet peut être amené à devoir transmettre les données personnelles à des tiers en vertu de la loi, de décrets ou d’autres dispositions réglementaires auxquelles il ne peut se soustraire.

4.4. Le Cabinet peut également partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitants » au sens du RGPD, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le Cabinet a souscrit.

Les prestataires de services (et leur localisation) avec qui nous sommes amenés à partager les données des clients sont les suivants :

Prestataires de solutions d’envoi d’e-mails _ En Europe
Prestataires de solutions d’envoi postal _ En Europe
Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes _ En Europe
Prestataires de service d’hébergement / Cloud _ En Europe et aux Etats-Unis
Comptables et prestataires de services financiers _ En Europe
Banques / Assurances _ En Europe
Assureur tiers-payeur _ En Europe
Avocats – collaborateurs – avocats-stagiaires _ Dans le monde
Ordre des barreaux francophones et germanophone (avocats.be) _ En Europe

Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas disponibles sur notre site mais à la première demande des personnes concernées.

5. Combien de temps le cabinet garde-t-il les données personnelles ?

5.1. La durée de conservation des données personnelles varie selon les finalités des traitements de ses données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que la loi nous impose (prescription fiscale, prévention du blanchiment, etc).

Sous réserve de l’article 5.2. de la présente Politique, le Cabinet ne conservera pas les données au-delà d’une période de 10 ans à compter de la fin de la relation avec le Cabinet.

5.2. En cas de contentieux avec le Cabinet, les données seront conservées au-delà du délai de 10 ans et seront supprimées après la clôture définitive du litige.

6. Le cabinet transfere-t-il les données personnelles en dehors de l’union européenne ?

Les transferts des données vers un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ne seront autorisés, que si et seulement si :

La Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c’est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne. Les données personnelles seront transférées sur ce fondement ;
Le transfert est couvert par une garantie appropriée accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les clauses contractuelles types de la Commission, un Code de conduite, une certification, des règles d’entreprise contraignantes, le consentement.

En l’absence de décision d’adéquation ou des garanties appropriées, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers reste possible si ce transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense des droits en justice de nos clients.

7. Comment protégeons-nous les données personnelles ?

En toutes circonstances, le Cabinet assure un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle des données personnelles des clients, en vue de les prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si le client a connaissance de l’existence d’une fuite de données ou s’il en suspecte une, le Cabinet lui demande de la signaler immédiatement en nous contactant.

8. Quels sont les droits des clients et comment nous contacter ?

8.1. Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD, ou si le secret professionnel s’y oppose, vous avez les droits suivants :

Droit d’accès et de rectification : vous avez le droit de demander quelles informations vous concernant sont enregistrées et de demander des corrections, si certaines informations sont inexactes ;
Droit de recevoir copie : vous pouvez obtenir gratuitement la communication écrite (en ce compris par voie électronique) des données à caractère personnel vous concernant et faisant l’objet d’un traitement ;
Droit de retrait du consentement : si vos données ont été traitées sur base de votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci ;
Droit de limiter le traitement ;
Droit à l’effacement : vous avez le droit de demander la suppression des données personnelles de votre dossier ;
Droit de portabilité : vous avez le droit à recevoir toutes les informations vous concernant qui sont enregistrées sous un format portable et lisible ;
Droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer au traitement et à la portabilité de vos données.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :

www.autoriteprotectiondonnees.be
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invité à consulter la page suivante de l’Autorité de protection des données :
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.

8.2. Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant au Cabinet à l’adresse courriel suivante : mainATbonhivers.com ou par envoi postal à l’adresse suivante : avenue de Tervueren, 273 à 1150 Bruxelles (Belgique).

Nous ne manquerons pas de donner suite à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous l’informerons des suites que nous y avons réservées.

Selon la difficulté de la demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, vous serez averti de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande.

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

Nous vous prions de joindre à votre demande les pièces ou informations nécessaires pour démontrer votre identité, en vue de donner les suites utiles à votre demande.

Enfin, lorsque la demande d’exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l’objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.

8.3. Le Cabinet a le devoir de s’assurer que vos données sont traitées en toute sécurité et de vous avertir si la sécurité de vos données n’est pas respectée.

9. Quel est le droit applicable et la juridiction compétente ?

La présente Politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge.

10. Utilisons-nous des cookies ou autres traceurs ?

Pour des raisons techniques, la navigation sur le site internet du Cabinet www.bonhivers.com est susceptible de provoquer l’installation de cookie(s) sur votre ordinateur. Un cookie est un code, sous la forme fichier de petite taille, qui ne permet pas votre identification, mais qui enregistre des informations relatives à la navigation d’un ordinateur sur un site. Les données ainsi obtenues visent à faciliter votre navigation ultérieure sur le site, à améliorer notre site ou encore à analyser la fréquentation.

Pour en savoir plus sur notre Politique en matière de cookies, veuillez consulter notre site internet, sous l’onglet « Politique de la vie privée ».

11. Modifications

Le Cabinet peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications au présent document d’information sur la politique de protection des données. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet www.bonhivers.com.

Dernière mise à jour le 2 janvier 2024.